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案件番号：175225 / 083
- 外資系
秘書兼アドミニストレーティブアシスタント
事業内容
外資系アクチュアリー・コンサルティングフ
保険・金融分野で最先端をいく代表的な「プロフェッショナル・コンサルティング・アクチュアリー」です。世界35ケ国以上で2700名以上のアクチュアリーサービスを行う専門家はアメリカ最大の規模です。
勤務地
千代田区
職務内容
日本オフィスの円滑な運営を支えるため、秘書・アドミニストレーション業務を担当するスタッフを募集します。主な業務は、秘書業務、請求書作成・支払い処理・予算管理、ファイリング、契約書管理などです。理想的な候補者は、細部に注意を払い、積極的に行動できる方であり、優れたコミュニケーションスキルをお持ちの方です。 また、機密情報を慎重に取り扱い、必要に応じて新しい業務に意欲的に取り組む姿勢が求められます。
≪職務内容≫
■秘書業務
• 一般的な事務サポート（電話応対や各種問い合わせ対応など）
• Concurシステムを使用したコンサルタントの経費精算手続き
• アポイントメントや会議の設定、レストラン予約、出張等の日程調整・手配
• 各種書類、報告書、プレゼンテーション資料の作成・編集
• 郵便・配送手配
• 文房具、切手、書籍等の備品購入・管理、およびコピー機のメンテナンス対応
• 顧客リストの更新・管理
• ニュースレター配信
• 顧客への祝電・手紙・花の送付
• 新入コンサルタント向けオリエンテーションの実施
• 会社パンフレットやファクトシートの更新
• 日本アクチュアリー会の事務サポート
• セミナーの準備および当日のサポート
•官公庁入札資格の申請業務
• ホームページの改修、更新
• Timesheetの確認業務
• コンサルタントの経費精算
■請求書作成、請求管理、予算管理
• 請求指示に基づき、クライアント向けの請求書を作成する
• ライセンス料を正確性と適切な処理を確認、管理する
• 請求書を指定のシステムにアップロードする
• 日本国内および場合によっては海外のクライアントへ請求書を送付する
• クライアントからの入金処理を行う
• プロジェクトメンバーからタイムシートデータを収集、またはタイムシートをダウンロードし、月次または週次で予算消化表を管理する
• クライアントと請求書や支払いに関するやり取りを行う
• 請求関連の問題についてグローバルカスタマーサポートと連絡を取る
• 海外の請求担当者と日本のクライアントとの間の窓口となる
■ファイリング
• 社内監査業務において、プロジェクトに関連する必要書類の確認、整理、レビュー、修正などを行う
• 契約書等のファイル整理を補助
■契約業務
• 当社のポリシーおよび標準文言に則った契約書やNDAの作成を補助、社内法務へのレビュー依頼、契約締結業務
• 提案書に基づく見積書の作成
• 完成した法務関連書類をリーガルシステムへ登録
• 新規クライアントのスクリーニング（審査）対応
• クライアントから依頼される委託先管理シート（品質管理システム、情報システム等）の回答補助
*本Job Descriptionに記載された業務に加え、会社の指示により関連するその他の業務を担当いただく場合があります
給与
年収 500万円 〜 600万円
雇用形態
正社員
応募条件
≪必須スキル・資格≫
• 秘書または事務職での実務経験
• 優れた組織力およびコミュニケーション能力
• MS Office（Word、Excel、PowerPoint）の操作スキル
• Excelを用いたデータ整理・分析スキル
• PowerPointを用いた資料作成・プレゼンテーション能力
• 業務効率化・改善に主体的に取り組める方
• 複数の業務を同時に進行し、優先順位をつけて対応できる能力
• 細部にまで注意を払えること
• 英語-ビジネスレベル
• 新しいことを学び、挑戦する意欲
• プロフェッショナルな態度と積極的な姿勢
英語力
中級（ビジネス経験）
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※本メール送信機能でエントリーは出来ません
メールアドレス
案件タイトル
秘書兼アドミニストレーティブアシスタント
案件番号
175225 / 083
勤務地
千代田区
案件URL
https://www.aegis-japan.co.jp/job/175225/
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