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リファレンスチェックとは?実施の流れ・方法や質問内容を解説【求職者向け】

中途採用の増加に伴い、「リファレンスチェック」をする企業が増えています。しかし、日本の就職・転職においては、リファレンスチェックを受けたことがない、何をするのかわからないという人も多いでしょう。

本記事では、リファレンスチェックの概要から実施の目的、リファレンスチェックを受けるメリット、実施時の注意点についてお伝えします。何を調査されるのか不安だという人も一度確認してみてください。

リファレンスチェック とは?

リファレンスチェック(Reference Check)とは、中途採用のプロセスにおいて求職者から申告された前職での働きぶりや人柄・能力に相違がないか、前職の関係者に確認を取ることを意味します。英語を直訳すると「経歴紹介」「身元照会」などがあります。

日本の中途採用では馴染みのない人が多いものの、主に外資系企業や一部の大手日本企業でよく用いられています。

前職調査(バックグラウンドチェック)との違い

リファレンスチェックと混同されやすい用語に、「前職調査(バックグラウンドチェック)」があります。前職調査とは、求職者が提出した書類の内容に、虚偽・誤情報がないか、第三者の調査機関が確認することを指します。近年は、個人情報保護の観点から、前職調査を実施している企業は少数になっています。

リファレンスチェックと前職調査では、調査をする内容が異なります。リファレンスチェックは、人柄や実績、コミュニケーションなど主に求職者のスキルや評価に関する調査です。一方で、前職調査では学歴・職歴といった経歴や金銭トラブル・不祥事の有無などの主に書類に記載された情報の確認です。

リファレンスチェックの実施者・リファレンス先

リファレンスチェックを実際に実施するのは、入社を希望している企業の採用担当者や転職エージェントです。リファレンスチェック先の推薦者は、前職の上司2名が一般的です。上司が難しい場合は同僚2名になったり、前職が難しい場合は前々職の関係者に依頼することもできます。

リファレンスチェックは、求職者の合意なしには実施できません。自分をよく知る上司や同僚を選んで、リファレンスチェック先になってほしいと依頼することになります。

リファレンスチェックが実施されるタイミング

リファレンスチェックが実施されるのは、オファーレターの前または選考途中が一般的です。基本的には、内定前や最終面接の段階で実施されますが、のなかには内定が出たあとに、確認として行われることもあります。

外資系企業では実施する企業のほうが多いものの、すべての企業で行われているわけではありません。リファレンスチェックの実施を公開しているところもあるため、応募時に確認しておくと安心でしょう。

リファレンスチェックの方法

リファレンス先へのオファーは、「求職者がリファレンス先を紹介する」「採用企業がリファレンス先を探す」の2パターンがあります。

また、リファレンスチェックの実施方法は、「書類形式」「面接形式」の2パターンがあります。書類形式では、質問事項が記載された書類やメールに回答してもらいます。なかには、オンラインサービスを使用して、Web上で回答することもあります。また、面接形式の場合は、電話またはWeb会議で実施されます。

リファレンスチェックの質問内容

質問の内容や聞き方は企業によって異なるものの、一般的には下記のような質問がなされます。

勤務関連 人物像 仕事・スキル

・在籍期間

・業務内容

・在籍時のポジション

・遅刻・欠席の頻度

・推薦者と求職者の関係

・人柄

・長所短所

・人間関係

・周囲とのコミュニケーション

・勤務態度

・仕事に対する姿勢

・業務上の実績や評価

・今後の課題

 

 

リファレンスチェック実施の目的

企業がリファレンスチェックを行う理由としては、主に下記の4つが挙げられます。

・求めるスキル・経験とのギャップを防ぐ

・面接や書類ではわからない客観的な評価を把握する

・早期退職を防止する

・コンプライアンスリスクを回避する

なぜ企業がリファレンスチェックをしているのか目的を理解しておくと、気負わずにすむでしょう。

求めるスキル・経験とのギャップを防ぐ

リファレンスチェックを実施するもっとも大きな目的には、採用のミスマッチを防止することにあります。

書類と数回の面接では、求職者が企業が求めるスキルや経験がどの程度あるのか判断するのは困難です。たとえば、「入社に必要な資格を有していても実務経験はない」「ビジネス英語は中級でも前職ではメール対応のみでネイティブとのミーティングはできない」などです。本人をよく知る人にスキルや経験をヒアリングすることで、入社前後のギャップを軽減することができるのです。

面接や書類ではわからない客観的な評価を把握する

面接や書類から得られる情報は限られているため、リファレンスチェックを行うことによって客観的な評価を把握することができます。

一般的に、本人が申告する自己評価と周囲が感じている他己評価では評価が異なるものです。他己評価のほうが、客観性・正確性が高くなります。一緒に働いたことがある人の声によって、よりリアルな求職者を知ることができるのです。

早期退職を防止する

リファレンスチェックは、入社後にも活用され、早期退職を防ぎます。

入社後に、キャリアや職場の雰囲気、仕事内容、働き方などのミスマッチがわかれば、早期退職につながってしまいます。入社前に求職者の性格や価値観を把握しておくことで、本人がストレスを感じにくい環境づくりやキャリア形成のサポートできるマネジメントを実行できるため、早期退職のリスクを下げることができます。

コンプライアンスリスクを回避する

リファレンスチェックによって、コンプライアンスリスクの回避も可能です。

近年は、ハラスメントや長時間労働、残業代の未払い、不適切な取引といったトラブルが相次いだことからコンプライアンスが厳しくなっており、企業にはコーポレートガバナンスの強化が求められています。コンプライアンス違反、つまり法令や社内規範を守らない行為があれば、企業の社会的信用は失墜し、企業経営に大きな打撃を与えかねません。求職者に不正や不祥事がなかったかをリファレンスチェックで確認すれば、リスク回避を図ることができます。

リファレンスチェックを受けるメリット

リファレンスチェックは、企業側ばかりにメリットがあるわけではありません。

・企業とのミスマッチを防げる

・アピール要素の信憑性が高まる

・入社後に働きやすくなる

上記のように、求職者が入社する前にリファレンスチェックを受けるメリットも大きなものです。

企業とのミスマッチを防げる

求職者としても、自分のスキルや経験、価値観などが応募企業と合っているのか入社前にしりたいものです。リファレンスチェックで企業が自分のことをより深く知ってくれることにより、ミスマッチを防ぐことができれば、求職者側にも大きなメリットだといえます。

たとえ不採用になったとしても、入社後に働きにくい職場でストレスを感じながら働き、早期退職をせざるを得ないような状況になることは避けられます。

アピール要素の信憑性が高まる

客観的な評価があれば、自己申告した自分の強みや実績、仕事への姿勢といったアピール要素の裏付けとなります。

先述の通り、他己評価のほうが客観的で正確なものとして認識されるため、リファレンスチェックがあることで、書類や面接でアピールした以上に自分の魅力を伝えることができます。たとえ、面接でうまく強みや実績を伝えられなくても、リファレンスチェックがあれば挽回が可能です。なかには、自分が気づいていない強みや自己評価よりも高い評価が伝わることもあるでしょう。

入社後に働きやすくなる

企業側が自分の価値観や仕事に対する姿勢、長所短所を理解してくれているとわかっていれば、入社時も不安なく働き始めることができます。

企業による理解度が高ければ、それだけ適切な人員配置や業務配分が可能になります。不足しているスキルを伸ばしたり、希望に合うキャリアパス研修を受けれたりと成長できる機会を得られればえられれば、新しい職場でも早期に活躍することもできるでしょう。

リファレンスチェック実施の流れ

それでは、どのようにリファレンスチェックが行われるのか流れを確認します。

①リファレンスチェックの説明を受ける

②前職企業にリファレンスチェックの説明をする

③企業にリファレンス先の連絡先を教える

④企業がリファレンス先と日程を調整する

⑤リファレンスチェックが実施される

リファレンスチェック自体は、企業の担当者とリファレンスチェック先の推薦者で行われますが、求職者の協力なしには進められません。スムーズに完了するよう、手順をみていきましょう。

①リファレンスチェックの説明を受ける

応募企業は、リファレンスチェックの説明をして、求職者に「リファレンスチェックの実施」「推薦者からの回答の同意を得ること」「推薦者から情報を取得すること」への合意を求めます。

リファレンスチェックは求職者側の合意がなければ実施できないため、拒否することもできます。ただし、拒否してしまえば、「虚偽の内容があるのではないか」と採用に悪影響が出る可能性があります。

②前職企業にリファレンスチェックの説明をする

リファレンスチェック実施に合意したら、リファレンス先となる前職の上司や同僚を選び、リファレンスについて伝えます。このとき、「推薦者になること」「連絡先を共有すること」の同意を得ましょう。推薦者になることを頼むだけでなく、応募企業に連絡先を伝えること、企業側から連絡が来ることをしっかりと説明してください。

応募企業がリファレンス先を探す場合、採用担当者が前職の企業に電話やSNS、企業サイトなどを使ってコンタクトを試み、推薦者を見つけます。

③企業にリファレンス先の連絡先を教える

推薦者から同意を得られたら、応募企業にリファレンス先となる推薦者の連絡先を教えます。応募企業がリファレンス先を探す場合は、採用担当者がすでに推薦者とつながっている状態なので、求職者がすることはありません。

④企業がリファレンス先と日程を調整する

リファレンスチェックの実施日についても、応募企業とリファレンス先で調整を行います。

面接方式の場合、勤務時間中にインタビューを行うのが一般的です。スムーズに終わるよう事前におおまかな質問内容や時間を聞いておき、推薦者に伝えておくとよいでしょう。インタビューの時間は30分程度が一般的です。

⑤リファレンスチェックが実施される

日程調整が終われば、リファレンスチェックが実施されます。具体的な質問の内容は企業によって異なります。企業によっては、スムーズに進められるよう質問内容が事前に推薦者に共有されることもあるようです。

リファレンスチェックが終わったら、結果はレポートにまとめられ、応募企業の採用担当のなかで共有されます。選考時点でのリファレンスチェックであれば、結果は採用の合否に影響します。

リファレンスチェックを受けるときに覚えておきたいポイント

最後は、リファレンスチェックが実施されるときの注意点や求職者が覚えておきたいポイントをまとめて確認しておきましょう。リファレンスチェックは、場合によってはトラブルに発展するおそれもあるため、正しい情報を知っておきたいところです。

リファレンスチェックの実施には求職者の同意が必要になる

リファレンスチェックの実施には、個人情報保護の観点から、必ず求職者の同意が必要です。

個人情報保護法では、本人の同意なしに個人のデータを第三者に提供できません。つまり、求職者がリファレンスチェックに同意しなければ、リファレンス先となる企業の関係者は、個人データを外部に出すことができないため、リファレンスチェックに応じられないということになります。

本人に同意を得ず、調査会社に調査を依頼したり、知り合い伝いにリファレンスチェックを依頼したりする行為は、いずれも不正に個人情報を取得する違法行為に該当します。

リファレンスチェックの質問内容には制限がある

リファレンスチェックでは、どのような質問をしてもよいというわけではありません。職業差別につながる事項は、本人に尋ねたり調査したりしてはいけないことになっています。

厚生労働省「公正な採用選考の基本」では、下記のような事項については選考時に配慮すべきであるとしています。

本人に責任がない事項 自由であるべき事項
・本籍・出生地

・家族(職業・地位・病歴など)

・住宅状況(住宅の種類や間取りなど)

・生活環境・家庭環境

・宗教

・支持政党

・人生観・生活信条

・思想

・労働組合(加入の有無・活動歴など)

・購読新聞・雑誌・愛読書など

さらに、2015年に改正された個人情報保護法によって、「要配慮個人情報」の取得には本人の同意が必要になりました。要配慮個人情報には、下記のような項目が含まれます。

・人種

・信条・思想

・社会的身分

・病歴

・犯罪歴

・犯罪によって害を被った事実

基本的に、仕事に関係のないことは調査されないと考えるとよいでしょう。

信頼できる上司・同僚を選ぶ

リファレンスの推薦者を指定できる場合、信頼できる上司や同僚を選ぶことが何よりも重要です。リファレンスチェックの結果は、選考に影響するため、普段の仕事ぶりを知っていることに加え、自分にポジティブな印象を持っている人に依頼したいところです。

役職者に依頼できると好印象につながることもありますが、あまり自分のことを知らない間柄だと逆効果になることもあります。

回答を頼むときは、自分のために負担をかけることになるため、親しい間柄であっても丁寧に依頼しましょう。また、初めてリファレンスチェックの推薦者になるという人も少なくないため、事前に打ち合わせをして、企業情報や話をする範囲・内容についてすり合わせておくのがおすすめです。

経歴に虚偽・詐欺があれば内定が取り消しになることがある

リファレンスチェックによって大きな問題が見つかれば、内定が出ていても取り消しになる可能性があります。たとえば、経歴詐称や虚偽記載、申告された内容と事実の乖離が大きい場合などが該当します。

日本の法律上、内定が出された時点で労働契約は成立しているとみなされます。そのため、一度出された内定を取り消すことは、解雇と同等であり、解雇に値するだけの理由が必要となります。そのため、リファレンスチェックで自社とのミスマッチがあったからといって、企業が内定を取り消すことはできません。

しかし、提出された書類に虚偽記載があった場合や社会的信用に関わる非違行為(問題行為)があった場合には、内定取り消しが認められます。リファレンスチェックで、大きな問題が発覚すれば、採用は難しくなるでしょう。

リファレンスを依頼する相手がいない場合は企業に相談する

前職の上司や同僚との関係性によっては、リファレンスチェックを依頼できる相手がいないということもあるでしょう。この場合は、リファレンスチェックを拒否するのではなく、一度応募企業に相談するのがおすすめです。

リファレンスチェックでは、多くが前職の関係者がリファレンス先となります。しかし、在籍しながら転職活動を行っている場合、リファレンスチェックが入ることで、転職する予定であることが勤め先にバレてしまいます。現職の関係者が退職にネガティブな感情を持ってしまえば、質問の回答が客観的でなくなったり、ハラスメントを受けたりするリスクも考えられます。

リファレンス先に不安がある場合は、応募企業に相談して、代替案を検討してもらいましょう。前職ではなく、前々職の企業の関係者や取引先企業の関係者など、その他のリファレンス先を指定できることがあります。

リファレンスチェックを取り入れる企業は増加傾向に!

リファレンスチェックは日本企業で実施している企業はそう多くありません。しかし、グローバル化が進む現代では、今後リファレンスチェックを導入する企業も増えることもあるでしょう。ITやテレワークの浸透によって、オンラインサービスやWeb会議サービスも充実しているため、企業側もリファレンスチェックを実施しやすくなっています。

身元調査と考えると身構えてしまいますが、あくまで企業が求職者を前向きに知ろうとする手段の1つです。応募企業からリファレンスチェックを求められても、不安にならず、より自分のことを知ってもらえる良い機会と受け止めるとよいでしょう。