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円満退職の進め方

【退職願・退職届の書き方マニュアル】提出のタイミングや注意点を解説

退職を決めた際に、作成が必要となる「退職願」や「退職届」ですが、2つの違いや正しい書き方、適切な提出のタイミングをご存知でしょうか。

当記事では、スムーズに退職を進められるよう、退職願・退職届についての情報をまとめました。ポジティブな退職でも、ネガティブな退職でも、生活が大きく変わる節目になります。心身の負担を増やさないために、しっかり準備を進めましょう。

退職願・退職届の役割とは?

退職の意思を会社に口頭で伝えれば、退職願・退職届を提出しなくても会社を辞めることができます。しかし、退職願や退職届を作成し、退職の意思や退職日を書類で明確に残すことで、言った言わないのトラブルを避けることができます。

そのため、多くの職場で退職願・退職届の提出が求められます。もし提出が求められなくても、念のため退職届を提出しておくほうがベターです。退職について会社との認識に相違があれば、トラブルになる可能性もあるため、必要な情報を書類で残しましょう。

退職までのフローと退職願・退職届を出すタイミング

法律上、退職日より2週間前に退職する意思を伝えれば会社を辞めることができます。しかし、会社側の都合を考えず、後任を決める時間や引き継ぐ時間を作らなければ、円満退職が難しくなってしまいます。
一方で転職先の企業は早く入社して欲しい気持ちが強く、採用決定から2・3ヶ月後の入社は特別な理由がない限り難しいと言えます。従って、退職希望日の1ヶ月~1.5ヶ月前に退職意思表示をすることが一般的です 。直属の上司に退職の意思を表示し、同時に「退職願」を提出します。退職日が確定したのち「退職届」を提出し、退職の 2週間前に、後任やチームに業務を引継ぎ、社外への挨拶回りを実施することが多いです 。

退職願・退職届の違いを確認

退職の流れをみてもわかるように、退職を申し出るときに用意するのが「退職願」です。退職したい旨を打診するための書類なので、会社によっては上司に口頭で意思を伝えるだけで、退職願の提出が必要ない場合もあります。また、退職願を提出しても、会社や上司と話し合った結果退職を取りやめる、という選択肢は残ります。

一方で、「退職届」は退職が確定したあとに提出する書類です。一般的には、合意内容を記録するために提出するため、事務手続きの一環として扱われます。退職届が受理されると、一般的に退職を取りやめることは困難です。そのため、会社に退職の意思が固いことを提示する場合に、初めから退職届を提出する場合もあります。

ちなみに、「辞表」は、会社役員や重役、公務員が使用します。一般社員やアルバイトが使用することはありません。

退職願・退職届を書くための準備

退職願も退職届も、法律的には提出する必要がないため、会社によって作成ルールや必要な手続きが異なります。提出に際して、不備がないよう必要な準備を確認しましょう。

就業規則を確認する

退職を決意したら、まずは会社の就業規則を確認してください。就業規則には、退職や手続きに関する項目が記載されています。「退職希望の何日前までに」「どのように退職の意思を表示するのか」が、細かく定められている場合もあります。

就業規則に反して退職を進めると、会社との関係が悪くなり、退職交渉が難航しかねません。そのため、特別な事情がない限り就業規則に従って退職を進めましょう。

必要なものを用意する

就業規則が確認できたら、退職願・退職届の作成に必要なものを用意します。

無地の白い便箋 A4またはB5サイズで、白色無地のものを選びましょう。コピー用紙でも構いません。
無地の白い封筒 郵便番号欄がない、白色無地のものを選びましょう。便箋が三つ折りにして入るよう、便箋のサイズがA4なら長形3号、B5なら長形4号の封筒を用意します。
筆記用具 黒インクのボールペンまたは万年筆を選びましょう。明確なルールはありませんが、文字が太くなったり、にじんだりするマジックはおすすめできません。使い慣れている場合は、筆ペンでも良いでしょう。
無地のクリアファイル 作成した退職願や退職届が汚れないよう、封筒を入れるクリアファイルも必要です。キャラクターものや、ロゴが付いた頂きもののファイルは避けましょう。

ただし、会社によっては退職届のフォーマットや用紙が決まっている場合があるため、事前に確認しておきましょう。

退職願・退職届の書き方

準備が整ったら、退職願・退職届の作成に移ります。ここでは、縦書きの場合、横書きの場合、それぞれを確認します。

縦書き

会社から指定がない場合、退職願・退職届は縦書きで作成します。

①冒頭
1行目の中央に「退職願」「退職届」を記載します。他の文字よりも少し大きめに書くと良いでしょう。

②文の導入
本文の1行目は、下部に「わたくしごとですが、」を意味する「私儀」または、「私事」を記入してください。

③退職理由
自分から退職を申し入れた場合は、退職理由は「一身上の都合」と記載します。一方で、会社都合で退職となり、退職届の作成を求められた場合は、どのような会社都合なのかを具体的に記載します。たとえば、「事業縮小のため」「早期退職のため」などです。

④退職年月日
退職願の場合は、退職希望日を記入します。退職届の場合は、会社と相談して決めた退職日を記載します。年は、基本的に西暦・元号どちらでも構いません。

⑤本文結び
退職願の場合は、「~お願い申し上げます」と願い出る形で記載。退職届では、退職が確定しているため「退職いたします」と言い切った形で記載しましょう。

⑥届出年月日
本文と少し間をあけて、書類を提出する日付を記載します。

⑦所属と氏名
本文の左下、最後に書く宛名よりも下に正式な所属部署名と氏名を記載し、名前の下に捺印します。

⑧宛名
本文と同じ高さに、会社名と会社の最高執行責任者の名前を宛名として記載します。一般的には「社長」や「代表取締役」などです。自分の名前より上に来るよう、注意して記載してください。敬称には、「殿」か「様」を使用しましょう。

横書き

会社から、横書きの指定をされたら、横書きで退職願・退職届を作成しましょう。内容に大きな違いはありませんが、各部の配置には注意が必要です。

横書きの場合、冒頭の「退職願」「退職届」の下に、「届出年月日」「宛名」「所属と氏名」を本文よりも先に記載します。上の例のように、右揃え左揃えに配慮して配置してください。本文が書き終わったら、「以上」と締めくくりましょう。

退職願・退職届の出し方

退職願・退職届が書き終わったら、失礼がないよう封筒に入れて直属の上司に渡します。ここでは、退職願・退職届を描いたあと、出すまでの対応を紹介します。

封筒に入れて表面・裏面を書く

退職願・退職届を封筒に入れる前に、封筒の表裏を記載しましょう。表面には、「退職願」「退職届」と大きめに記入します。裏面には、左下に部署名と名前を記載します。こちらは大きく書く必要はありません。

退職願・退職届は三つ折りにして入れる

退職願・退職届は、内側に巻き込む形で折る「巻き三つ折り」にして、封筒に入れます。書き直しを避けるためにも、上手く三つ折りになるよう工夫して折りましょう。

A4の便箋の場合、A4用紙をもう1枚用意し、2枚を縦向きと横向きにして角を揃えると、だいたい3分の1がはみ出します。2枚をそろえたまま、はみ出した部分を折ると、真っすぐ3分の1を折り返すことができます。あとは、不要な用紙を外し、便箋の残りの部分を半分に折れば、綺麗な三つ折りが完成します。

上司が便箋を開いた際に、退職願・退職届が見えるよう、巻き込む順番にも配慮が必要です。縦書きの場合は底辺を最初に折り込み、続いて上辺を被せます。横書きの場合は、左辺を最初に折り込み、続いて右辺を被せて三つ折りにしましょう。

退職願・退職届は、基本的に手渡しするため、封筒に糊付けは不要です。郵送する場合は、退職願・退職届と添え状を入れ、糊付けをしたうえから「〆」「封」を書きましょう。

直属の上司に渡す

退職願・退職届は、直属の上司に直接渡すのが原則です。直属の上司を飛ばして、上の役職の人に渡す・退職を伝えるという行為は、直属の上司に失礼にあたります。直属の上司と関係が悪くなりかねず、退職交渉や手続きに悪影響が出ることも。

退職を申し出ても直属の上司が取り合ってくれない、直属の上司が原因で退職を決意したなど、特別な事情がない限り直属の上司に直接退職願・退職届を提出しましょう。

退職願・退職届を出すときに覚えておきたいポイント

就業規則によって、退職のタイミングや手続きに関してさまざまなルールが設けられている会社もあるでしょう。しかし、本来、法的なルールさえ守っていれば、会社は退職希望者の退職を制限することはできません。

ここでは、退職願・退職届を出す際に、会社側とトラブルになったり、自分が不利益を被ったりしないよう注意しておきたいポイント紹介します。

転職先を教える必要はない

退職を申し出ると、必ずといっていいほど転職先が決まっているのかを聞かれます。この場合、たとえ転職先が決まっていても、転職先の社名や情報を伝えないようにしましょう。

残念ながら、転職先に自分の悪い噂を流したり、転職活動ができないよう長時間労働を強いたりと転職妨害をする会社もあります。不要なトラブルを避けるためには、転職先はもちろん、自分の転職活動の状況も伝えないようにするのが無難です。会社指定のフォーマットに転職先を書かせる欄があっても記入しなくて構いません。

退職願・退職届の様式に決まりはない

会社によっては、会社指定の退職願・退職届があります。しかし、会社指定のフォーマット以外の退職届を受け付けず、指定のフォーマットを退職希望者に渡さないケースがあります。退職届が書けない、受理されない、と会社を辞められずに悩んでいる人もいます。

このような場合に備えて覚えておきたいのが、退職願や退職届の様式に決まりはないということです。退職したい場合は、任意のフォーマットで退職届を作成して提出しましょう。

会社都合か自己都合かは明確にしておく

退職理由が会社都合なのか自己都合なのかは、その後の転職活動や失業保険の需給に大きく関係します。会社側と、退職理由についてはしっかり擦り合わせておきましょう。

自己都合による退職は、タイミングや勤務期間によっては、勤務態度やスキルに問題があるのかと勘違いされ、転職活動に悪影響が出る可能性があります。自己都合退職の場合は、転職活動用にポジティブな退職理由を考えておきましょう。

また、会社都合であれば、7日間の待機期間後に失業保険を受給できます。自己都合であれば、7日間の待機期間と3ヶ月の給付制限期間のあとに支給されます。さらに、会社都合であれば失業保険のもらえる最大期間が、自己都合退職よりも180日多くなります。会社都合退職であるにもかかわらず、自己都合退職と書くように指示されるケースもありますが、自分が不利益を被らないよう退職理由は正しく記載しましょう。

過度な引き止め・退職妨害にはしかるべき対処を

過度な引き止めや退職の妨害・脅しは、法律違反です。
報告されている事例として、退職願・退職届のフォーマットを渡さない以外に、下記のような退職妨害があります。

<退職妨害の事例>
・有給を消化させない
・後任が決まるまでと、在職を強要する
・転職活動ができないように、大量の仕事を押し付けて残業させる
・今辞めるなら、残りの給料を払わないと脅される
・辞めたら離職票を出さないと脅される
・辞めるなら損害賠償請求すると脅される ,etc…

会社がどうしても退職を認めない場合や在籍するよう強要してくる場合は、労働基準監督署や弁護士へ相談しましょう。また、自己都合退職か、会社都合退職かは、ハローワークが判断します。会社が勝手に自己都合退職として処理を進めている場合は、証拠となるやり取りや資料を持参し、ハローワークに相談しましょう。

まとめ

今回は、退職願・退職届に関する基礎知識から、正しい書き方、提出のタイミングと注意点まで、まとめて解説しました。退職願や退職届は、それぞれ役割があり、適切に作成・提出することでスムーズな退職につながります。一方で、退職願・退職届の記載内容に関して正しい知識がないと、会社とトラブルになったり、転職活動で不利になったりするリスクがあります。
退職・転職を考えている人は、当記事を参考に退職願・退職届を作成し、ぜひ円満退職を目指してください。

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