採用活動がうまくいかない原因と成果を出す改善策

「求人を出しても応募が来ない」「面接後の辞退が続いてしまう」など、採用活動がうまくいかないとお悩みの担当者様は少なくありません。
採用難易度が高まる昨今、従来と同じやり方では優秀な人材の確保が難しくなっています。しかし、うまくいかない原因をフェーズごとに分解し、適切な対策を講じることで状況は必ず改善できます。

本記事では、採用活動が停滞してしまう主な原因を3つの段階に分けて詳しく解説し、今日から実践できる具体的な改善策をご紹介します。
自社の課題を明確にし、求める人材との出会いを増やすためのヒントとして、ぜひお役立てください。

採用活動がうまくいかない原因とは？3つのフェーズで解説

採用活動がうまくいかない原因は、大きく分けて「募集」「選考」「内定」の3つのフェーズのどこかに潜んでいます。
まずは、自社の採用フローのどの段階でつまずいているのか、現状を客観的に分析することが大切です。ここでは、各フェーズでよくある失敗の原因を具体的に見ていきましょう。

募集段階：応募が来ない、ターゲットと異なる人材ばかり集まる

募集段階での課題は、そもそもターゲットとなる求職者に情報が届いていない、あるいは魅力が伝わっていないことです。
「応募数が極端に少ない」「求めるスキルと異なる人からの応募ばかり」という場合は、以下の要因が考えられます。

• 採用要件が厳しすぎる: 現場の要望を詰め込みすぎて、「スーパーマン」のような人材を求めていませんか？
• 求人票の表現が曖昧: 仕事内容や魅力が具体的に書かれておらず、求職者が働くイメージを持てていない可能性があります。
• 利用媒体のミスマッチ: ターゲット層が普段利用していない媒体で募集をかけているかもしれません。

まずは「誰に」「何を」伝えたいのか、ターゲット設定とメッセージを見直してみましょう。

選考段階：面接での見極めができない、選考中の辞退が多い

応募はあるものの、面接に進んでも採用に至らない、あるいは選考中に辞退されてしまう場合は、選考プロセス自体に問題があるかもしれません。
面接は企業が選ぶ場であると同時に、求職者から「選ばれる場」でもあります。

• 面接官のスキル不足: 圧迫感を与えたり、自社の魅力を語れなかったりしていませんか？
• 対応スピードの遅さ: 日程調整や合否連絡が遅いと、候補者の熱意は冷めてしまいます。
• 選考基準のブレ: 面接官によって評価基準が異なると、適切な見極めができません。

候補者体験（キャンディデートエクスペリエンス）を向上させる意識を持つことが重要です。

内定段階：内定辞退が続く、入社後のミスマッチが起きる

内定を出しても辞退されたり、入社してもすぐに退職されてしまったりするのは、企業と求職者の間に「期待値のズレ」が生じているためです。
この段階での失敗は、採用コストの面でも大きな痛手となります。

• 条件面の不一致: 給与や待遇について、最終段階まですり合わせができていないケースです。
• フォロー不足: 内定後の連絡が途絶えると、候補者は不安になり他社へ流れてしまいます。
• リアリティショック: 入社前に良いことばかり伝えすぎると、入社後の現実に失望してしまいます。

内定はゴールではなくスタートです。入社後の活躍まで見据えた誠実なコミュニケーションが求められます。

採用活動を成功させるための具体的な改善策

採用活動の課題が明確になったら、次は具体的な改善アクションに移りましょう。
小手先のテクニックだけでなく、採用の土台となる戦略から見直すことで、採用成功率はぐっと高まります。ここでは、効果的な5つの改善策をご紹介します。

求める人物像（ペルソナ）と採用要件を明確にし直す

まずは「どんな人が欲しいのか」を改めて定義し直すことから始めましょう。
現場の声を聞きつつ、「必須条件（MUST）」と「歓迎条件（WANT）」を明確に区別することがポイントです。

ペルソナ設定のポイント:

• スキル・経験: 具体的にどのような業務経験が必要か
• 志向性: どのような価値観やキャリアビジョンを持っているか
• 人物タイプ: チームの雰囲気に合うのはどのような人か

これらを言語化することで、関係者間での目線が揃い、ブレのない採用活動が可能になります。ターゲットを絞り込むことは、結果的にマッチ度の高い人材を引き寄せる近道です。

ターゲットに合わせて採用手法や利用媒体を変える

ターゲットとなる人材がどこにいるかによって、アプローチ方法は変わります。
待っているだけでは応募が来ない時代ですので、攻めの姿勢で手法を選定しましょう。

従来の媒体にとらわれず、ターゲットの行動特性に合わせたチャネルを選ぶことが大切です。

求職者に響く「自社の魅力」を再定義して伝える

自社が「選ばれる」ためには、求職者にとってのメリットを分かりやすく伝える必要があります。
給与や福利厚生などの条件面だけでなく、仕事のやりがいや社風など、定性的な魅力も重要です。

魅力を伝える4つの切り口（4P）:
1. Philosophy（理念・目的）: 何のために事業を行っているか
2. Profession（仕事・事業）: どのような仕事で、どう成長できるか
3. People（人・風土）: どのような仲間と働くのか
4. Privilege（特権・待遇）: どのような待遇や制度があるか

これらを整理し、求人票や面接の場で熱意を持って伝えてみてください。自社ならではの「ストーリー」は、求職者の心を動かす大きな要素となります。

選考スピードを早め、候補者の意欲を維持する

優秀な人材ほど、複数の企業から引く手あまたです。
選考スピードが遅いというだけで、他社に人材を奪われてしまうことは珍しくありません。

• 書類選考: 原則24時間以内、遅くとも3日以内に回答する
• 面接日程: 候補者の希望に合わせて柔軟に調整する
• 結果連絡: 面接終了後、可能な限り早くフィードバックする

「鉄は熱いうちに打て」の通り、候補者の意欲が高いうちに次のステップへ進めることが、採用成功の鍵を握ります。社内の調整フローを見直し、スピーディーな対応を心がけましょう。

採用のプロである転職エージェントに相談する

自社だけでの採用活動に行き詰まりを感じたら、外部のプロフェッショナルを頼るのも一つの賢い選択です。
特に転職エージェントは、採用市場のトレンドを熟知しており、客観的なアドバイスを提供してくれます。

• 非公開求人の活用: 一般には公開しにくい重要なポジションを依頼できる
• マッチング精度の向上: エージェントがスクリーニングを行うため、面接の効率が上がる
• 候補者の本音把握: 企業には直接言いにくい辞退理由や希望条件を聞き出してくれる

特に専門性の高い人材や、採用難易度の高いポジションでは、エージェントのネットワークが大きな力となるでしょう。

まとめ

採用活動がうまくいかない時は、一度立ち止まってプロセス全体を見直す良い機会です。
原因が「募集」「選考」「内定」のどのフェーズにあるのかを特定し、ターゲット設定やアプローチ方法を修正することで、状況は好転します。

大切なのは、求職者の視点に立ち、「この会社で働きたい」と思えるような体験を提供することです。
すぐに全てを改善するのは難しいかもしれませんが、できるところから一つずつ対策を講じてみてください。粘り強く改善を続けることで、必ず自社に合った素晴らしい人材との出会いが待っています。

採用活動 うまくいかないについてよくある質問

採用活動で悩まれている担当者様からよく寄せられる質問をまとめました。
日々の活動の参考にしていただければ幸いです。

• Q. 応募が全く来ないのですが、一番の原因は何でしょうか？
• A. 多くの場合、ターゲット設定と求人媒体のミスマッチ、または求人票での魅力訴求不足が原因です。求める人物像が普段どこで情報を得ているかを考え、アピール内容がターゲットに響くものになっているか見直してみてください。
• Q. 面接で候補者を見極めるためのコツはありますか？
• A. 「過去の行動」を掘り下げて質問することをおすすめします。「苦労した経験とその時どう対処したか」などを聞くことで、候補者の思考プロセスや行動特性が見え、自社とのマッチ度を判断しやすくなります。
• Q. 内定辞退を防ぐためにはどうすれば良いですか？
• A. 選考中から候補者の志望度や不安点をこまめに確認し、解消していくことが大切です。また、内定後も懇親会や面談の機会を設け、入社までのモチベーションを維持するフォローを丁寧に行いましょう。
• Q. 採用コストをできるだけ抑えたいのですが、良い方法はありますか？
• A. 社員の紹介による「リファラル採用」や、自社サイト・SNSを活用した情報発信（オウンドメディアリクルーティング）は、コストを抑えつつマッチ度の高い人材を採用できる効果的な手法です。
• Q. 中小企業でも優秀な人材を採用することは可能ですか？
• A. もちろんです。大手企業にはない「裁量の大きさ」や「経営陣との距離の近さ」「ユニークな社風」などは強力な武器になります。自社ならではの魅力を言語化し、それに共感してくれる層へピンポイントで伝えることが成功の鍵です。