menu

転職お役立ち情報

CARRER ADVICE

転職お役立ち情報

履歴書を送る封筒の書き方・送り方ガイド|送付時の注意点も紹介!

履歴書作成時のマナーや書き方に気を付けている人は多いと思います。
しかし、せっかく悩み抜いて書き上げた履歴書も、提出に不備があれば企業にその時点で悪印象を与えてしまう可能性がありますので細心の注意を払いましょう。

企業側の採用担当者に開封されるまで気を抜かずに、封筒の選び方や記載事項、送付方法にも配慮することが望ましいです。

封筒の送り方には、とても細かく気をつけるべき点が多くありますので、履歴書の送付の前に、ぜひこの記事の内容を参考にしてください。

履歴書送付に使う封筒の選び方

まずは、作成した履歴書を入れるための封筒選びについて紹介します。

一般的に、履歴書は採用担当者が扱いやすく、読みやすいように出来るだけ折り目を付けずに封入するのが好ましいとされています。 そこで、市販されている大半の履歴書のサイズに合っていて、不用意に折り目をつけないで封入できるサイズの 二つ折りでB5サイズ(開くとB4)、またはA4サイズ(開くとA3)の封筒を選びます。
折る際もズレが無いように注意して、定規を使って真ん中を一度折るくらいの気遣いをしましょう。

<一般的な履歴書のサイズ>

封筒の種類

履歴書送付に使う封筒は、「角形A4号(角A4)」か「角形2号(角2)」を使います。

<履歴書送付に使う封筒の種類>

角形A4号(角A4)は228×312mm、角形2号(角2)は240×332mmなので、B5でもA4でもそのまま収めることができます。履歴書以外にも応募書類がある場合、厚みがでるため、角A4だと上手く入らない可能性があるので、心配であれば角2を選ぶと安心です。

手紙を出す際によく使われる「長形封筒」では、三つ折り以上に折る必要があるため、履歴書提出用の封筒には使用するのを控えます。

封筒の色

封筒の色は、上品な印象を与える「白色」が原則です。
お祝いの手紙にも使われる白封筒はきちんとした印象を与えてくれます。また、表面に「履歴書在中」と朱書きする際も地の白と文字の赤色のコントラストで目に留まりやすくなります。

履歴書には、個人情報が多数記載されているため、 透けないように 厚手の封筒を選びます。

ビジネスにおいてよく使用される茶封筒(クラフト封筒)でも失礼にはなりませんが、カジュアルな印象を受ける人もいるため、重要な書類の送付には控えます。
カラー封筒は、カジュアルで親しい人に宛てる私信向けです。淡い色のカラー封筒であれば、目上の人へのお礼状やお祝いのごとに関しては使用されるケースもありますが、基本的にビジネスシーンでは使用されません。

表面に記入する項目と書き方

履歴書を入れる封筒が決まったら、消えないように黒の油性ペンで表書きを書きます。
油性ペンである理由としては、水性ペンでは配達の際に湿気で滲んでしまう可能性があり、また、ボールペンでは細すぎるためです。

表書きは、履歴書を受け取った企業が最初に目にする部分です。字が汚かったり、読みにくいと、自己PRや志望動機を確認する前から、よくないイメージを持たれてしまう可能性があります。
細すぎず、太すぎないペンで、活字体で丁寧に読みやすく、記載していきましょう。使用する油性ペンは、ペン先が1.0~1.5mm程度のものがおすすめです。

<封筒の表面の書き方>

郵便番号・住所

封筒表面の右側には、企業の所在地の郵便番号と住所を記載します。

郵便マークや記入枠がない封筒の場合でも、わざわざ枠を書く必要はありません。表面の右上に、「〒」マークと郵便番号を記入します。
住所は、都道府県からビル名まで正式なものを記入します。ハイフンを使わず、「丁目」「番」「号」も略さず記入してください。数字には漢数字を用います。

当然ですが、郵便番号や住所の記入ミスは、配達の遅れの原因となりますし、なにより相手先の企業にも失礼に当たるので、間違わないよう確認をしてください。

会社名

宛名となる会社名も、(株)(有)などと省略せずに正式名称を記載します。

会社の住所より少し大きめの字で、同じ高さから書き始めるのがポイントです。
後株だと思ったら実は前株であったり、知っている会社名が実は通称であったりすることも多いため、印象で書かず、必ず公式ホームページや会社案内で正式名称を確認します。

会社名の左、封筒の中央部には、部署名と担当者の肩書、分かれば担当者の氏名を記載します。採用担当者の名前のうしろには、特定の個人に向けた敬称「様」を付けます。応募時点で採用担当者の名前が分からないケースも多いため、その場合は部署宛てで送ります。部署に宛てて送る場合は、組織に向けた敬称「御中」を付けます。

「様」と「御中」の使い分けは下記のように行ってください。様・御中は同時に使えないため、注意します。

<敬称の使い方例>

個人が宛先の場合 ◯ 株式会社○○ 山田太郎 様
◯ 株式会社○○ 人事部 山田太郎 様
役職名がつく場合 ◯ 株式会社○○ 人事部長 山田太郎 様
✕ 株式会社○○  山田太郎 人事部長 様
連名の場合 ◯ 株式会社○○ 山田太郎 様 田中次郎 様
✕ 株式会社○○  山田太郎 人事部長 様
担当者名が不明の場合 ◯ 株式会社○○ 人事部 採用ご担当者 様
(担当者が1人と分かっている場合)
御中 担当者名が不明の場合 ◯ 株式会社○○ 人事部 御中
◯ 株式会社○○ 人事部 ○○係 御中
(担当者が1人と分からない場合)

まとめ

そのほか、組織内において役職名に対する敬称、または目下の人に使われる「殿」の使用は控えます。団体に対する敬称ですが、その他大勢という意味も持つ「各位」も使用は避けます。

応募書類在中・履歴書在中

表面の左下には、赤の油性ペンで「履歴書在中」と大きめに記載します。
企業に届く大量の封筒のなかで紛れてしまわないよう、目立つ赤色の枠で囲みます。
市販されている履歴書在中のスタンプを利用しても問題ありません。
最近は履歴書送付用に「履歴書在中」が赤色で印刷された封筒も販売されています。
手書きで書くときは、真っすぐな線で囲めるように定規を使用します。

表記を変えなくても、採用には影響しないとされていますが、務経歴書など、ほかにも書類がある場合は「応募書類在中」と表記を変えたほうが好ましいです。

なお、宛名付近に「履歴書在中」と書かないように気を付けてください。
郵便物に関する国の取り決めで、宛名に記載できる項目が限定されていて、「履歴書在中」はそれに含まれていません。「履歴書在中」が宛名と混同されないように、十分に余白を取ります。

裏面に記入する項目と書き方

続いては、裏面の記載方法について確認していきましょう。裏面には、自分の情報を記載します。履歴書の内容と相違がないよう、表面と同様に丁寧に、読みやすく記載します。

<封筒の裏面の書き方>

郵便番号・住所・氏名

裏面の左下には、表面よりも小さめの字で自宅の住所を記載します。
住所の横には、住所の文字よりも少し大きく、氏名を書きます。
住所の末尾と、氏名の末尾が同じ高さになるように書くとスッキリして見えます。
郵便番号は、住所と名前の上に記載してください。

〆マーク

書類を封筒に入れ、のり付けしたら、上から「〆」マークを記載してください。〆マークを閉じ口に書くことで、「宛先人以外は開封禁止」という意思表示となります。
「緘」や「封」でも構いません。

また、郵送中に封筒が開いてしまわないように、封には強粘着のスティックタイプのりを使用します。接着力が弱いスティックのりでは、郵送中に封が開いてしまう可能性もあります。液体のりは、封筒にシワができたり、はみ出してほかの部分が汚れたりするため、使用には注意が必要です。テープのりなどや両面テープなども綺麗に貼ることができるのでオススメです。

投函する日付

投函する日付は、必ず書かなければならない項目ではありません。
しかし、日付を記入しておくことで、万が一、配達が遅れても期日に間に合うよう投函したことを示すことができます。
そのため、履歴書で使用したものと同じ日付を、縦書き、漢数字で、裏面の左上に記入してください。

履歴書の送り方

封筒の裏表に、必要事項を記載したら、記入漏れがないか確認して、書類を封筒に入れましょう。送付方法についてもマナーや注意点があるため、漏れなく確認してください。

<応募書類は重ねてクリアファイルに入れてから封入>

書類はクリアファイルに入れてから封筒へ

封入する書類は、持ち運んだり、郵送したりする間に折れ曲がってしまわないよう、クリアファイルに挟んでから封筒に入れます。クリアファイルに入れることで、雨に濡れたとしても、応募書類への被害を最小限に抑えることができます。 また、クリアファイルに入れてまとまっている方が取り出しや管理がしやすくなりますので、入れて送ることをオススメします。

クリアファイルは、透明または半透明の無地のものを選んでください。キャラクターもの・企業名が記載されたもの・使用済みのものは、使用を控えます。

封入する書類の順番と向きを確認

クリアファイルに入れる書類が複数ある場合は、重ねる順番に気を付けましょう。うえから、添え状(送付状)→履歴書→職務経歴書→その他の書類の順番です。

添え状(送付状)とは、採用担当者に向けた挨拶状で、応募書類を確認してもらううえで重要な役割を果たします。添え状には、あいさつ・書類確認に対するお礼・同封した書類の一覧などを記載しましょう。

重ねてクリアファイルに挟んだ書類は、書類の表面と封筒の表面の向きが揃うように、封入してください。

送付に必要な切手を貼る

封筒の準備が整ったら、普通郵便で送るために切手を貼ります。

応募書類を入れた角A4か角2の封筒は、定形外郵便物・規格内の料金で送付が可能。使用する切手には、「普通切手」を選びましょう。記念切手やキャラクターもの、慶弔用の切手もありますが、ビジネスシーンには不向きです。また、1つの封筒に貼る切手は、多くても3枚までです。切手を多く貼りすぎると、見栄えが悪くなったり、「あり合わせのもので間に合わせた」と悪印象を与えたりします。

<定形外郵便物・規格内の切手料金>

重量 料金
50g以内 120円
100g以内 140円
150g以内 210円
250g以内 250円

料金不足だった場合、差出人の元に返送されるのが一般的です。しかし、受取人に届いた場合、受け取った企業に不足額が請求されることもあるため、相手方に迷惑がかからないよう、必ず正確な料金を確認したうえで切手を貼ってください。

締切日に間に合うように投函

切手を貼った封筒は、応募書類の締切日に間に合うように投函してください。

締切日には、主に「必着」「消印有効」の2種類があります。必着の場合は、企業指定の日付までに書類が到着しておく必要があります。消印有効の場合は、企業指定日付までに、郵便局の配達受付が完了していれば問題ありません。いずれにしても、投函した時間や集荷のタイミング、混雑具合などで配達や受付が送れる可能性があるため、余裕を持って投函してください。

・出すのがギリギリになったときの対処法①「速達」を利用

投函が締切日ギリギリになった場合は、集配を行っている大きな郵便局に持ち込み、「速達」で送付しましょう。速達で送る場合は、プラスで「290円」支払う必要があります。ポスト投函でも、290円分の切手を貼っておけば速達で配達してもらえますが、集配する時間のロスが生まれるため、急いでいる場合は持ち込みがおすすめです。

・出すのがギリギリになったときの対処法②「新特急郵便」を利用

東京23区内・大阪市内・札幌市内・名古屋市内・福岡市内であれば、当日中に配達される「新特急郵便」も利用できます。午前中の早い時間に出す必要があり、利用できる地域が限られますが、必要であれば活用すると良いでしょう。

履歴書を送るときの注意点

封筒の作成や送付に関する基本情報やマナーを紹介してきました。しかし、ここまでで紹介できなかった注意点がいくつかあります。ここで、まとめて解決しましょう。

履歴書をメール便で送るのはNG

履歴書を送付するときは、普通郵便が一般的です。
「メール便はダメなの?」と疑問に感じている人もいるでしょうが、履歴書は「信書」なので、メール便で送ることはできません。

信書とは、郵便法および信書便法で「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と規定されています。大袈裟に感じるかもしれませんが、法律上、信書はメール便で送れないことになっており、メール便で送ることで運送事業者や差出人が罪に問われる可能性があります。

履歴書は、郵便局の「ゆうパック」「ゆうメール」「ゆうパケット」、佐川急便の「飛脚メール便」などで送れませんので、注意が必要です。

提出の前に不備がないか確認する

封筒の裏表の記載が終わったら、もう一度不備がないか確認しましょう。
問題ないと思っていても、見落としは起こり得るものです。
チェックの際には、下記の表を活用ください。

<提出前のチェックリスト>
□ 誤字・脱字はないか

□ 郵便番号・住所に間違いはないか

□ 会社は正式名称か

□ 前株・後株に間違いはないか

□ 使用している敬称に間違いはないか

□ 「履歴書在中」「応募書類在中」が記載されているか

□ 封入する書類はすべて揃っているか

□ 順番通りに書類が入っているか

□ 書類を封筒に入れる向きは合っているか

□ 閉じ口は、しっかり糊付けされているか

□ 切手は必要な金額分貼られているか

□ 締切日までに到着するか

履歴書を手渡しするときの注意点

一般的に履歴書は郵送することが多いですが、企業によっては手渡しする場合もあります。手渡しする際は、郵送時と注意点が少し異なるため、解説します。

持参する場合は宛名を書く必要なはい

応募企業に持参する場合は、当事者同士が直接やりとりするため、宛名や住所を書く必要はありません。渡す際に、あいさつや書類確認に対するお礼を伝えることができるため、添え状も不要です。

ただし、表面の「履歴書在中」は記載が必要です。また、誰からの提出書類なのか分かるように、裏面には自分の郵便番号・住所・氏名を記載します。

<持参する場合の記載事項>

受付で渡すときは封筒に入れたまま渡す

企業の受付で履歴書を渡す場合は、封筒に入れたまま渡します。宛名は口頭で伝えましょう。会社の説明会で、スタッフに渡す場合も同様です。表面を上にして、自分側に封筒の上辺がくるように、相手側に封筒の下辺がくるように渡します。

失礼がないように、両手で持って渡します。
受付やスタッフの印象が、自分への評価につながる可能性もあるため、丁寧な対応が求められます。

面接官・採用担当者に手渡すときは封筒から出して渡す

面接官や採用担当者に直接渡すときは、その場で読まれることを想定した配慮が必要です。書類を封筒から取り出し、クリアファイルに入れたまま渡します。

受付に渡すときと同様に、向きに注意して両手で手渡します。さらに、お辞儀をしながら、「本日はよろしくお願いいたします。」など、あいさつや面接のお礼を述べます。

手渡すことが分かっている場合、「封筒に入れなくても良い?」と疑問を抱く人もいるかもしれません。しかし、持ち運ぶ間にカバンのなかで汚れたり、書類がシワになったりする可能性があるため、手渡す直前まで封筒に入れておいてください。

まとめ

今回は、履歴書を送るために欠かせない、「封筒」の書き方や注意点を解説しました。
履歴書の作成にも多くのルールがありますが、封筒を書く際には守るべきルールが数多くあります。封筒の折り方や、書き方に気を遣う。その細かな思いやりが必ず良い印象を与えるきっかけになります。今回の記事を参考に丁寧な対応を心がけましょう。